Lineare Ziele oder Saison‑Tuning? Und wie planen wir das Personal?

Du blätterst durch den Case‑Mix‑Report, die Planwerte sehen aus wie mit dem Lineal gezogen – jeden Monat die gleichen Zahlen. Doch im echten Leben gleicht kein Monat dem anderen. Vor allem im Sommer bleibt die Kinderklinik oft leer, weil weniger Infektionen kursieren und viele Familien im Urlaub sind. Im Winter hingegen quellen nicht nur Kinderkliniken über; auch andere Erkrankungen wie Lungenembolien erreichen in der kalten Jahreszeit ihren Höhepunkt.

Wenn sich unsere Patientenzahlen saisonal ändern – müssen wir dann nicht auch Zielwerte und Personalplanung anpassen?

Lineare Zielvorgaben – bequem, aber zu einfach

Lineare Ziele teilen das Jahresziel einfach durch zwölf. Das ist bequem, kann aber zu falschen Schlussfolgerungen führen:

• Sommerloch & Feiertage: Wenn im Sommer weniger Kinder oder Patient*innen da sind, scheinen linear definierte Ziele ständig „untererfüllt“ – obwohl das Team eigentlich optimal arbeitet.
• Winter‑Peak: In den kälteren Monaten laufen manche Häuser über. Lineare Ziele werden quasi im Vorbeigehen erreicht, ohne dass man wirklich besser gesteuert hat.
• Falsche Interpretation: Abweichungen werden falsch gedeutet, weil die Saisonalität nicht berücksichtigt wird – Controller*innen kämpfen gegen Windmühlen.

Saisonale Ziele und Personalplanung – realistisch und vorausschauend

Saisonale Zielwerte passen sich den erwarteten Schwankungen an. Passt dazu die Personaleinsatzplanung?

• Simulation und Saisonalität: Gute Planung simuliert Urlaubszeiten und Krankheitsfälle, um sicherzustellen, dass jederzeit genügend Personal vorhanden ist. Saisonale Schwankungen – wie mehr Grippepatienten im Winter – werden explizit integriert.
• Bedarf statt Bauchgefühl: Die Zahl der Pflegekräfte pro Station richtet sich nach Bettenbelegung, Schwere der Erkrankungen bzw. Pflegeintensität. Fachabteilungen mit starken Winterspitzen bekommen andere Soll‑Werte als solche mit Sommerflaute.
• Flexible Modelle: Im OP‑Bereich ist ein dazu passendes Kapazitätsmanagement absolut erforderlich.
• Ferien als Steuerungsinstrument: Zur Anpassung an Nachfrageschwankungen gehören auch Überstunden, Bereitschaftsdienste, variable Dienstzeitmodelle und geplante Urlaubsphasen. In Zeiten mit weniger Nachfrage darf man bewusst Überstunden abbauen (z. B. Ferien), um Überkapazitäten zu vermeiden, während bei Spitzen mehr Personal eingeplant wird.

Was bedeutet das für die Urlaubs‑ und Dienstplanung?

• Urlaubszeiten nach Saison planen: Wenn wir wissen, dass im Sommer weniger Kinder eingeliefert werden, können Urlaube auf diese Zeit gelegt werden. Im Winter dagegen sind Reserven notwendig.
• Datenbasiert anstatt linear: Historische Daten zu RSV‑Wellen, Winter‑Diagnosen und Fachabteilungsspitzen helfen, Zielwerte und Dienstpläne zu synchronisieren.
• Führung & Controlling Hand in Hand: Controller*innen dürfen sich nicht nur Zahlen anschauen, sondern müssen eng mit der Personalplanung zusammenarbeiten, um Kapazitäten dynamisch anzupassen.
• Software & Simulation: Moderne Workforce‑Management‑Tools simulieren Krankheit, Urlaub, Feiertage und Saisonalität – und machen es leichter, realistische Ziele zu setzen.

Fazit & Aufruf zur Diskussion

Lineare Planung ist einfach, verkennt aber die Wirklichkeit. Saisonale Ziele und eine flexible Personalplanung sorgen dafür, dass nicht nur die Zahlen stimmen, sondern auch das Team. Und ja: Urlaubs‑ und Dienstpläne sollten sich an den erwarteten Patientenzahlen orientieren – sonst steuern wir an der Realität vorbei.

Wie plant ihr? Linear übers Jahr? Oder variabel nach Nachfrage, Jahreszeiten und Fachbereich? Und vor allem: Wie bezieht ihr Euer Personal- und Pflege-Controlling in die Planung ein? Lasst uns darüber sprechen!

Andreas Weiß (Mitgründer ETS ConHealth / Vorstandsmitglied DVKC e.V.)